転職知識

転職面接の日程調整や変更はメール?電話?マナーと伝え方を紹介【例文あり】

こんにちは、はるきち(@escape_slave01)です。

転職活動をしていて、応募先の企業の書類選考に無事通った場合、次にすることは、
面接の日程調整」です。でも、面接の日程調整ってどうやるんだろう?
と思っている人もいるかと思います

現在の日程調整の方法は「メール」でのやりとりが主流になっており、ほとんどの
企業とのやり取りがメール
で行われます。

メールでのやり取りだと気軽でやりやすいと思うかもしれませんが、じつは、
メールでのやり取りは企業に与える印象が意外と大きく、最低限のマナーを守らなければ、
悪い印象を与えてしまうこともあります。

でも、どんなことに気をつければいいのか分からない、と言う人のために、自分が企業との
やり取りで実際に、「気をつけた点や最低限のマナー」や「ケースごとの返信内容
などを例文を用いて紹介していきます。

ちなみに、面接を辞退したいときは、こちらの「転職面接の辞退方法(キャンセル)は電話?メール?マナーや断り方とは」を参考にしてみて下さい。

転職ビギナーくん
転職ビギナーくん
転職神さま、応募した企業の書類選考に無事通りました!
”転職神さま”
”転職神さま”
うむ、それはよかったのう。では、次はいよいよ面接じゃな
転職ビギナーくん
転職ビギナーくん
はい。でも面接の日程調整をするために、企業とメールでやりとりをするんですが、正直どういった文面を送ればいいのか分からなくて困っているんです。
”転職神さま”
”転職神さま”
うむ、メールでのやりとりだから気軽と思いがちだが、最低限のマナーを守らなければ、印象を悪くしてしまうかもしれないので、日程調整のやり取りは意外と重要なんじゃぞ
転職ビギナーくん
転職ビギナーくん
やっぱりそうですよね
”転職神さま”
”転職神さま”
でも、そんなに心配する必要はないぞ。最低限守るべきマナーさえ押さえておけば大丈夫じゃ。これから詳しく説明していってやろう。

企業とのメールのやり取りで気をつけるべき最低限のマナーとは?

では、実際にどんな点に気をつけるべきなのか見ていきましょう。

基本的に書き方は、ビジネスメールと同じなので、ビジネスメールの基本ルールがしっかり
身についている人にとっては難しい内容ではありません。

件名はそのままにしていおく

まず最初に、メールを返信をするときの件名はどうすればよいのかですが、結論から言うと、
受け取ったときの件名そのまま」で構いません。「Re:〇〇」と言ったように、
返信メールであることが分かるようにしておけばOKです。

へんに件名を変えてしまうと、どんな内容のメールだったのか分からなくなってしまう恐れがあります。
もし、丁寧に返信したい場合は、「Re:〇〇(自分の名前)」と言う感じで、最後に自分の名前を付け加えても
良いです。

もし、やり取りの回数が増えてきた場合は、「Re:」の数を減らして返信するようにしましょう。

受け取ったメールは引用して返信する

メールを返信する場合、ほとんどが送られてきた内容をそのまま引用して
返信する形になるかと思いますが、企業とのやりとりの場合も送られてきた
内容は消さずに、引用して返信するようにしましょう。

引用した方が、過去のメールをいちいち開かなくてよく、お互いにメールの内容を
把握しやすくなります。

書くべき内容と順番

基本的にビジネスメールは書くべき内容と書く順番がほぼ決まっています。
面接調整のやりとりでも例外ではありません。

書くべき内容と順番は以下の通りです。

  • 宛先
  • 冒頭の挨拶
  • 自分の名前
  • 本文
  • 結びの挨拶
  • 署名

意外と一番忘れやすいのが、最後の署名のところです。

企業側は数多くの応募者のメールを受け取っているため、署名がないと誰からのメールなのか
区別がつきづらくなってしまいます。署名に書く内容は以下の通りです。

  • 氏名
  • 住所(郵便番号を含む)
  • 電話番号(携帯電話の番号でもOK)
  • メールアドレス

署名の部分は、「-」や「*」などのシンプルな記号で囲ってやると見やすいのです。
「☆」や「♬」などの派手な記号は印象が良くないので使用しないようにしましょう。

メールの返信はなるべく24時間以内に

企業側からメールを受け取ったら、なるべく24時間以内には返信をするようにしましょう。
採用担当者の人は他にもたくさんの人の日程調整をしているので、早めに日程が決まった方が助かります。

また、社会人としてもメールの返信が早い人のほうが好感が持てます。どうしても、24時間以内に
返信することができなかった場合は、お詫びの言葉を添えて返信するようにしましょう。

返信する時間帯ですが、本来なら、相手企業の営業時間内に返信するのが望ましいですが、
働きながら転職活動をしていて、営業時間内が難しい場合は、帰宅後にすぐ返信するようにしましょう。

場にふさわしいメールアドレスを使用する

最後に、メールのやり取りに使用するメールアドレスですが、ビジネスの場に
ふさわしいものを使用しましょう。

基本的にプライベートで使用しているもので全然構わないのですが、
例えば、アドレス名を仲間受けが良いからといって、面白い名前にしている場合は、
ビジネスにふさわしくない可能性があるので控えるようにしましょう。

また、今働いている会社のアドレスを使用するのもやめましょう。採用担当者の人に、
この人は公私混同してしまう人なんだ、と思われてしまい悪い印象を与えてしまいます。

もし、ふさわしいアドレスを持っていなければ、GメールやYahooメールなどの
フリーメールアドレスを取得するようにしましょう。

ケースごとのメール返信内容を例文で紹介

企業とやり取りするときの基本マナーが分かったところで、実際にどのように文章を書けばいいのか、
ケース別で、例文を載せておくので、参考にしてみて下さい。

企業から面接の候補日を送ってもらい、それに対して返信する場合

企業の方から面接の候補日をいくつか提案してもらい、
その中から選択して返信する場合の例文は以下の通りです。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 ⬜︎⬜︎様

お世話になっております。▲▲と申します。

この度は書類選考通過と面接のご連絡ありがとうございました。
ぜひ、以下の日程にて面接に参加させていただきたく思っています。

ご提示いただきました日程のうち、下記にてお伺い致します。
日時:××月××日(×) ×:×~
場所:××ビル ×階

お忙しいところ恐縮ですが、当日は、何卒よろしくお願いいたします。

 

*********************
〇〇 〇〇(名前)
〒◇◇-◇◇◇◇
◇◇県◇◇市◇◇(住所)
Email:×××@×××.com(メールアドレス)  
Tel :000-0000-0000(電話番号)
*********************

ここでのポイントは、提示してくれた日程に対して、希望する日程を明確にする事と、
日程調整をしてくれたことへのお礼を忘れずに記載することです。

自分から面接の日程を決めて返信する場合

自分から面接の日程を提案する場合の例文は以下の通りです。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 ⬜︎⬜︎様

お世話になっております。▲▲と申します。

このたびは面接のご案内を頂き、誠にありがとうございます。
面接日程につきまして、下記にて伺わせて頂ければ幸いです。

×月×日(×) ×時以降(または○時~○時)
×月×日(×) ×時以降(または○時~○時)
×月×日(×) ×時以降(または○時~○時)

もしご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。

 

*********************
〇〇 〇〇(名前)
〒◇◇-◇◇◇◇
◇◇県◇◇市◇◇(住所)
Email:×××@×××.com(メールアドレス)  
Tel :000-0000-0000(電話番号)
*********************

この場合のポイントは、面接日程を複数提示することです。そのほうが、企業側も調整がしやすいです。
また、提示した日程が難しい場合には、対応する旨を記載したほうが印象がいいです。

一度決まった面接の日程の日にちを変更する場合

一度決定した面接の日程の都合が悪くなり、日程変更する場合の例文は以下の通りです。

株式会社〇〇 人事部 採用担当 ⬜︎⬜︎様

お世話になっております。
□月□日 ○時○分より面接予定の▲▲と申します。

現職の業務の都合上、お伺いすることが困難になりました。
大変恐縮ですが、調整していただいた面接日程を変更したくご連絡いたしました。

以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
・○○月○○日(○) ○○:○○〜
・○○月○○日(○) ○○:○○〜
・○○月○○日(○) ○○:○○〜

調整が難しい場合は、
再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願申し上げます。

 

*********************
〇〇 〇〇(名前)
〒◇◇-◇◇◇◇
◇◇県◇◇市◇◇(住所)
Email:×××@×××.com(メールアドレス)  
Tel :000-0000-0000(電話番号)
*********************

この場合のポイントは、本来予定していた面接日程都合が悪くなった理由を記載することです。
また、一度決めてもらった日程を変更してもらうわけですので、メールだけでなく、
直接担当者に電話でお詫びの電話をすることをおすすめします。

自分一人では自信がない場合は転職エージェントに相談するのがおすすめ!

企業とやり取りする際のマナーや、ケース別の例文を参考にしても、いろいろ例外もあったり
自分の文章が本当に正しいかどうか自信が持てないことも多いかと思います。

実際に自分も、初めて採用担当者にやり取りのメールを送るときは自信が持てず、不安に感じました。

そんなとき、ぜひ活用するべきなのが「転職エージェント」です。
転職エージェントに登録しておけば、プロのアドバイザーの方が、企業とのやりとりを全て代行してくれます。しかも、無料で利用できます。

僕も途中から、転職エージェントを利用したのですが、アドバイザーの人が企業とのやり取りを全て行なってくれたので、転職活動が非常にスムーズに進みました。

もし「どの転職エージェントを利用していいか分からない」という人は、こちらの記事を参考にしてみて下さい。

・「【ユーザー目線】おすすめの人気転職エージェントランキング!特徴と評判を徹底比較

記事は以上です。

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