転職知識

転職面接の辞退方法(キャンセル)は電話?メール?マナーや断り方とは【理由例文あり】

こんにちは、はるきち(@escape_slave01)です。

転職活動をしていると、「面接を辞退したい」ということがあるかと思います。しかし

・どのような理由で断ればいいのか?

・メールと電話どちらで連絡すればいいのか?

など、悩んでいませんか?

面接を辞退することは、多くの人が経験しており、決して悪いことではありません。
もちろん、企業側も起こりうる展開として理解はしています。

ただし、社会人として最低限のマナーを守らなければ、企業側に悪い印象を与えかねません。

この記事では、面接を辞退したいけど、どのようにしていいか分からない人のために、
断り方の最低限のマナー」と「辞退理由を用いた例文」をいくつか紹介していきます。

ちなみに、面接の日程調整や変更については、こちらの「転職面接の日程調整や変更はメール?電話?マナーと伝え方を紹介」を参考にしてみて下さい。

転職ビギナーくん
転職ビギナーくん
転職神さま、企業から面接の連絡をもらったのですけど、今回は辞退しようと思っています。でも、どんな風に伝えればいいのか分かりません。
”転職神さま”
”転職神さま”
うむ、辞退することは悪いことではないが、断り方を間違えてしまうと悪い印象を与えてしまう場合もあるぞ
転職ビギナーくん
転職ビギナーくん
やっぱりそうですよね
”転職神さま”
”転職神さま”
大丈夫!では、正しい面接の断り方を教えてやろう

面接を辞退する時の最低限のマナー

面接を辞退することは、企業側も想定しうることとして理解していますが、
採用の流れを止めてしまう行為です。

なので、面接を辞退するときに悪い印象を与えないよう、最低限知っておくべきマナーがあります。

それでは、順番に見ていきましょう。

辞退するときの連絡手段は電話?それともメールがいい?

まず最初に、辞退する時の連絡手段は電話かメールどちらがいいのかですが、
これは、その時の状況に応じて、電話orメールを使い分けましょう。

電話のほうが良い場合、メールのほうが良い場合、それぞれの使い分けは以下の通りです。

【電話の方が良い場合】

  • 前日や当日に面接を辞退する場合
  • メールで誠意が伝わるか不安だと言う人

基本的に前日または当日に面接を辞退する場合は電話で直接連絡しましょう。
メールだと担当者の人がすぐに確認してくれるかどうか分からないため、急な連絡な場合は
電話を使いましょう。

また、相手に良くしてもらったので誠意を伝えたいメールでは誠意が伝わったか不安だ、という人は電話で連絡してもよいでしょう。

ただし、営業時間外に連絡する場合は相手のことを配慮してメールのほうが望ましいです。

【メールの方が良い場合】

  • 電話をかけてもつながらない場合
  • 営業時間外に連絡したい場合
  • 急いで連絡する必要ない場合

面接の前日や当日ではなく、急ぎでない場合はメールの連絡で基本的に問題ありません。

また、電話をしても担当者の人につながらないときや、営業時間外で電話をすると相手に迷惑がかかる可能性があるときは、メールで連絡するようにしましょう。

辞退の連絡をするタイミングはいつがベスト?

基本的に面接を辞退するベストのタイミングは以下の2つです。

  • 面接を辞退すると決断してからすぐ
  • 面接先企業の営業時間内

面接を辞退すると決めたらすぐに採用担当者に連絡を入れるようにしましょう。
連絡を入れる時間帯は企業の営業時間内が望ましいです。

ただし、お昼休みの時間帯(12:00~13:00頃)は避けるようにしたほうがよいです。

辞退する理由はどこまで伝えればいいの?

辞退する理由をどこまで伝えればいいのか迷うところですよね。

基本的に、辞退理由は詳しく説明する必要はありません。

・「一身上の都合により面接を辞退させてください

・「諸事情により面接を辞退させてください

などの回答で構いません。

もし、詳しい理由を話したいと言うのならそれでも問題ありませんが、相手の印象が悪くなるような回答は避けるようにしましょう。

無断での辞退は絶対にやめよう

無断で面接を辞退するのは絶対にNGです。わざわざ面接の調整をしてくれた企業側に迷惑をかけますし、マナー違反です。

必ず電話やメールで一報入れるようにしましょう。

面接の辞退するときの伝え方(電話例文とメール例文)

それでは、実際に面接を辞退するときの例文を見ていきましょう。

ここでは、「電話で辞退するときの会話例文」と、「メールで辞退するときの例文」をそれぞれ紹介します。

電話で辞退する時の会話例文

(応募者)お世話になっております。◯月◯日に面接を予定している◯◯と申します。採用担当者の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

→採用事担当者が電話を替わる

 

(応募者)お世話になっております。◯月◯日◯時に面接を予定している◯◯と申します。
先日は面接のご連絡ありがとうございました。お時間よろしかったでしょうか?

 

(採用担当者)はい、大丈夫です。

 

(応募者)せっかく面接のご連絡をしていただいたのですが、諸事情により面接を辞退させていただきたく、連絡を差し上げました。

 

(採用担当者)ご連絡ありがとうございます。よろしければ、ご辞退の理由をお話しいただけますか?

 

(応募者)他の会社から内定をいただいたため、転職活動を終了することが理由です。貴重なお時間をいただきましたのに、大変申し訳ございません。

 

(採用担当者)それはおめでとうございます。分かりました、面接辞退の件、了承致しました。

 

(応募者)大変ご迷惑をお掛けし、申し訳ございませんでした。 それでは失礼いたします。

もし、採用担当者が席を外していた場合は、電話口の人に伝言を伝えてもらうようにお願いしましょう。

どうしても直接でないと不安だと言う人は、再度連絡することを伝えましょう。

メールで辞退する時の例文

件名:面接辞退のご連絡/◯◯◯◯(自分の氏名)

本文:
株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

先日、面接のご連絡をいただきました◯◯◯(あなたの氏名)です。

◯月◯日に面接の時間をいただいていましたが、諸事情により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しい中、お時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びするべきですが、メールでのご連絡になりましたこと、お詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————
◯◯◯◯(あなたの氏名)
〒123-◯◯
東京都◯◯区-◯◯◯-◯◯-
電話番号:090-◯◯◯◯-◯◯◯◯
————————————————————

謝罪の言葉は必ず入れるようにしましょう。

もし早朝や夜遅くにメールを送る場合は、本文のはじめに「営業時間外に申し訳ございません」などの言葉を最初に添えるようにしましょう。

面接辞退に関する注意点

本当に辞退すべきかを良く考えて決断しよう!

面接の辞退を一旦伝えると、基本的には再度面接を受けることはできません。

なので、辞退するべきなのか、じっくり考えてから決断するようにしましょう。

もしも、辞退する理由が「他の会社との面接と日程が重なってしまったから」といった場合は、担当者の人に日程変更の打診をしてみるのも一つの手です。

意外と受け入れてもらえる場合があります。

転職は自分がやりたいことを叶えるために行うものです。

辞退することによって、自分のやりたい方向に前進しているかどうか、今一度自分に問いただしてみて下さい。

企業とのやりとりには転職エージェントがおすすめ

面接を辞退する場合は、最低限のマナーを守って、色々と気を使わなくてはいけないことが多く、意外と大変だったりします。

そんなときは、転職エージェント」を利用することをオススメします。

転職ージェントを活用すれば、プロのアドバイザーの人が、企業とのやりとりを全て代行してくれます。しかも、無料で利用できます。

僕も、最初は面接を辞退するときに、直接電話で連絡したり気を使っていたのですが

途中から転職エージェントを利用するようにしてからは、転職活動が非常にスムーズに進みました。

もし「どの転職エージェントを利用していいか分からない」という人は、こちらの記事を参考にしてみて下さい。

・「【ユーザー目線】おすすめの人気転職エージェントランキング!特徴と評判を徹底比較

記事は以上です。

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